Promueve > Invitaciones > Crea Invitación RSVP para tu evento

[Tiempo de lectura: 3 minutos]

Una invitación RSVP es una comunicación vía email a tus invitados con toda la información de tu evento y solicitando la confirmación de su asistencia a través de RSVP. Tus invitados confirmarán directamente en el correo que recibieron si asistirán o no. Esta confirmación digital te permitirá acceder a la información de confirmados en tiempo real desde tu manage en Welcu.


Para crear una invitación RSVP a un evento ingresa a Promueve > Invitaciones en tu menú izquierdo de la pantalla y dale click en nueva invitación.

 

Al hacer click verás la configuración general de la invitación:
  • Ticket de cortesía: Selecciona el ticket que hayas creado para esta invitación
  • Nombre: Nombre de la invitación (este es sólo de uso de administración y no lo verán los asistentes)
  • Remitente
  • E-mail de respuesta
  • Asunto del e-mail
  • Opción de enviar o no el ticket de cortesía (este será enviado una vez que el invitado confirme su asistencia)
Además en opciones avanzadas tienes la opción de:
  • ​Modificar el mensaje que por defecto recibirán al momento de confirmar o declinar.
  • Limitar la fecha de confirmación
  • Limitar número de confirmaciónes

Nota: Si tienes un ticket ya creado sólo selecciónalo, de lo contrario haz click en "crear ticket". Para crear el ticket sólo ingresa su nombre, por ejemplo, "Conferencia 2012" y su hora de inicio y término. Y haz click en "agregar".

Completa los datos y dale click en "Agregar invitación". La invitación ya está creada y debes finalizar los tres pasos para realizar el envío:
  1. Diseña tu invitación
  2. Agrega tus invitados
  3. Envía
1. Diseña tu invitación

Para comenzar con el diseño selecciona una de las opciones de plantilla (imagen + texto, sólo imagen, sólo texto, imagen + texto + imagen) dependiente de tus necesidades y dale click en “aplicar”.

 


En este caso, seleccionamos la opción “imagen + texto”. Aquí ya verás una vista previa de tu invitación en la que el header con los datos del evento y opciones de RSVP Sí/No son estándar.

Nota: Si cuentas con una cuenta PRO puedes sí desactivar la opción de mostrar logo Welcu.

 

Abajo de este detalle del evento y el RSVP (Sí/No) está el contenido que vamos a personalizar. Primero veremos el header o cabecera de la invitación y allí podemos subir la gráfica que definamos. Considerar que toda gráfica se ajustará automáticamente a un ancho de 600px, ancho recomendado para envío de contenidos vía mail.

Dale click en “cambiar imagen” y verás las opciones de usar alguna de las sugeridas o subir una imagen desde tu computador. Si seleccionamos la opción subir una imagen, nos dará la opción para subirla y luego damos click en “aplicar” y veremos la invitación en su vista previa.



 


 
Luego de subir la imagen de cabecera, le damos click sobre el texto que aún está en borrador y ya tendremos la opción de editarlo para incluir allí toda la información importante de destacar a nuestros invitados.




Nota:
En tu contenido verás por defecto la opción Estimado {{ full_name}}. Esto te permite personalizar tu invitación. Al momento de subir la base de datos con tus invitados la comunicación que recibirán será "Estimado Juan Pérez". (nombre + apellido). 


2. Agrega tus invitados

Tras terminar con la edición de tu diseño, dale click en "Agrega a tus invitados" en la parte superior de tu pantalla.

Para agregar a tus invitados tienes dos opciones: copiar y pegar desde un archivo excel o subirlos uno a uno manualmente. Seleccionemos la opción de "Copiar y pegar desde Excel".

Allí verás la opción de pegar el excel donde tienes cargados los nombre, apellidos y mail de tus invitados Aquí sólo debes definir a qué información corresponde cada columna de tu excel. En este caso, la primera columna será nombre, la segunda apellido y la tercera mail.

 


Dale click en "importar" y verás cómo avanza el proceso de importanción. Al terminar el proceso de importación verás el detalle de tus invitados y la opción de agregar más.

 


3. Envía

Ya tienes tu lista de invitados cargadas, ahora debes enviar tu invitación. Dale click en el último paso “envía”. Allí verás la información de tu invitación (remitente, asunto del mail, ticket al cual está asociada, fecha hasta la que es posible confirmar la asistencia, límite de confirmaciones, si envía o no ticket).

Importante: Recomendamos antes de realizar el envío utilizar la herramienta de “enviar prueba”. Puedes enviar todas las pruebas que consideres necesarias antes de realizar el envío definitivo.
 

Ya tienes tu invitación lista para el envío, dale en la opción “enviar invitación”.

Tras el envío verás la opción de realizar el seguimiento en tiempo real en la herramienta de Analiza, en el costado izquierdo de tu pantalla, llamada “Asistentes”. 


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