Se llevará a cabo en dependencias de la universidad el viernes 30 de noviembre a las 19:00 horas, esta será confirmada una vez terminado el proceso de inscripción. Será obligatoria la asistencia a esta instancia donde se entregará información oficial general y específica de la competencia, como también las credenciales del evento tanto para cuerpo técnico como deportistas, se debe tomar en cuenta que, para entrar a las áreas de competencia, calentamiento y mesa de control se debe contar con dicho documento, siendo el único momento de entrega durante la reunión técnica. Debe asistir mínimo un (1) Delegado por Club, Equipo o Institución, siendo acompañado por un máximo de una (1) persona.